Pour modifier les renseignements mentionnés ci-dessous qui figurent aux dossiers publics de la Direction des compagnies et des sûretés mobilières, les sociétés par actions ou les sociétés sans but lucratif de l’Ontario doivent déposer un Rapport initial / Avis de modification (Formule 1) conformément à la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales :

  • Adresse d’affaires ou du siège social
  • Adresse postale
  • Langue préférée
  • Renseignements relatifs aux administrateurs / dirigeants (adresse du domicile élu, date d’élection ou nomination, date de cessation, titre du dirigeant, etc.)

Exigences de la direction des compagnies et des sûretés mobilières

Rapport Initial / Avis de Modification – Formule 1

Les sociétés par actions et les sociétés sans but lucratif de l’Ontario doivent remplir et déposer un Rapport initial / Avis de modification (Formule 1) dans les 60 jours suivant la date de leur constitution, de la fusion (s’il y a eu fusion de sociétés), ou de leur maintien en Ontario (section 2 (1) et (2) de la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales).

Après avoir déposé le Rapport initial, la société qui désire modifier des renseignements déjà déposés, doit soumettre un avis de modification en remplissant et en déposant un nouveau Rapport initial / Avis de modification (Formule 1) dans les 15 jours suivant le changement (par exemple, dans le cas où une société change d’adresse ou modifie des renseignements concernant ses administrateurs ou dirigeants – section 4 (1) de la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales).

Droits

Le ministère ne facture pas de droits pour le dépôt d’un Rapport initial / Avis de modification.

Formulaires

On peut se procurer la Formule 1 du Rapport initial / Avis de modification sur le site Web de ServiceOntario à l’adresse www.ServiceOntario.ca.

On peut aussi passer prendre le formulaire au Bureau des services au public de la Direction des compagnies, à l’adresse ci-dessus.

Comment remplir la formule 1 – Rapport Initial / Avis de Modification

Pour aider les clients dans la préparation correcte de la Formule 1, la Direction a créé un feuillet d’information intitulé « AIDE-MÉMOIRE – Comment remplir le Rapport initial / Avis de modification – Formule (Loi sur les renseignements exigés des personnes morales) ».

On peut se procurer le feuillet d’information auprès de la Direction ou sur le site Web de ServiceOntario à l’adresse www.ServiceOntario.ca.

Le formulaire, une fois rempli, peut être déposé sur place ou envoyé par la poste à l’adresse indiquée en en-tête. En raison du nombre considérable de documents déposés, il faut attendre plusieurs semaines avant que les renseignements mis à jour figurent aux dossiers publics. Les clients qui désirent commander un Profil de la société portant les renseignements à jour, devraient attendre 25 jours ouvrables avant de commander.

Dépôt électronique de la formule 1 – Rapport Initial / Avis de Modification

Les clients qui veulent voir les nouveaux renseignements sur la société apparaître immédiatement aux dossiers publics peuvent déposer le Rapport initial / Avis de modification par voie électronique auprès des fournisseurs de services sous contrat avec le ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs.

Les clients peuvent alors demander un Récapitulatif électronique des données existantes, qui facilite le dépôt électronique de la Formule 1. Le Récapitulatif des données permet de revoir les renseignements existants affichés aux dossiers publics, de sauvegarder provisoirement ces renseignements et de les modifier avant de déposer les changements électroniquement.

Pour de plus amples renseignements sur les fournisseurs de services sous contrat avec le ministère, on peut visiter le site Web de ServiceOntario, à l’adresse www.ServiceOntario.ca.

Renseignements généraux

La direction des compagnies et des sûretés mobilières ne peut pas donner de conseils juridiques. Ces renseignements sont communiqués à titre d’information générale. Pour obtenir de l’aide ou des renseignements juridiques, veuillez consulter un avocat.

Pour contacter un avocat, vous pouvez communiquer avec le Service de référence aux avocats du Barreau du Haut-Canada. On vous assignera un avocat avec lequel vous pourrez avoir, en personne ou par téléphone, une consultation gratuite d’une demi-heure. Si vous appelez le Service de référence aux avocats, il s'agit d’un service interurbain, autrement dit, des frais de 6 $ seront imputés d’office à votre facture de téléphone dans le mois qui suit l’appel. Pour avoir droit à ce service, vous devez être âgé(e) d’au moins 18 ans. Le numéro de téléphone est le 1 900 565-4577.

Adresse du siège social

Pour changer l’adresse de son siège social, une société par actions ou une société sans but lucratif doit remplir un Avis de modification (Formule 1), conformément à la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales et le déposer auprès de la Direction des compagnies et des sûretés mobilières dans les 15 jours suivant la date du changement (section 4 (1) de la Loi).

Administrateurs

La société doit, dans les 60 jours suivant sa constitution, sa fusion avec d’autres sociétés ou son maintien en Ontario, remplir un Rapport initial indiquant les noms de tous les administrateurs, leur domicile élu et la date à laquelle ils ont été élus ou à laquelle ils ont cessé leurs fonctions. Si l’un des renseignements sur les administrateurs change, la société doit déposer un Avis de modification indiquant les nouveaux renseignements dans les 15 jours suivant la date à laquelle le changement est entré en vigueur.

Les sociétés ne sont plus tenues de déposer une copie de la résolution ou de la résolution spéciale concernant les modifications apportées aux renseignements sur les administrateurs ou les dirigeants ou à l’adresse du siège social. Mais cette information doivent être conservés au siège social de la société.

Dirigeants

Seuls les 5 plus importants cadres dirigeants de la société doivent être indiqués sur le Rapport initial / Avis de modification. Si l’une de ces personnes est à la fois le président et le secrétaire de la société, les deux postes doivent être indiqués séparément. Si des renseignements concernant ces dirigeants changent, un Avis de modification doit être déposé dans les 15 jours suivant le changement. Les renseignements concernant des cadres dirigeants autres que les 5 dirigeants les plus importants doivent être conservés en dossier au siège social.

Feuillets d’information

• AIDE-MÉMOIRE – Comment remplir le Rapport initial / Avis de modification – Formule 1 (Loi sur les renseignements exigés des personnes morales)