Formalités – direction des compagnies et des sûretés mobilières

Pour constituer une personne morale sans but lucratif en Ontario, les documents suivants doivent être déposés auprès de la Direction des compagnies et des sûretés mobilières. Pour la constitution d’un Organisme de bienfaisance, voir aussi la section appropriée à la page 2.

  1. Formulaire Requête en constitution d’une personne morale sans capital-actions en double exemplaire, portant une signature originale sur chaque exemplaire (Formule 2 prescrite par les règlements de la Loi sur les personnes morales)

  2. Rapport de recherche NUANS axé sur l’Ontario
  3. Droits requis :
    • 155 $ service ordinaire  : 6 à 8 semaines)
    • 255 $ service accéléré  : 7 jours ouvrables
  4. Lettre d’accompagnement indiquant le nom du contact, son adresse et son numéro de téléphone

Formulaires

On peut se procurer le formulaire Requête en constitution d’une personne morale sans capital-actions au site Web de ServiceOntario.

On peut aussi obtenir les formulaires, sans frais au comptoir, à l’adresse suivante :

Ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs
Direction des compagnies et des sûretés mobilières
393, avenue University, bureau 200
Toronto (Ontario) M5G 2M2

Recherche de Raisons Sociales

NUANS est un système de recherche informatisée qui compare la dénomination ou la marque de commerce proposée pour votre société avec des bases de données de personnes morales et de marques de commerce existantes dans le but de déterminer si le nom proposé est identique ou semblable à des noms existants. Le système produit une liste des noms qui se rapprochent le plus du nom proposé. Le rapport NUANS n’est pas requis si on donne à la société une dénomination numérique.

Un rapport de recherche NUANS axé sur l’Ontario doit être obtenu auprès d’un service privé de recherche de raisons sociales. La date du rapport ne peut pas être antérieure de plus de 90 jours à la date du dépôt des statuts. Par exemple, des statuts déposés le 28 novembre pourraient être accompagnés d’un rapport de recherche NUANS daté du 30 août au plus tôt; la date du rapport ne pourrait pas être antérieure au 30 août.

On trouvera les services de recherche dans les Pages jaunes sous « Searchers of Records ». Vous pouvez aussi consulter le site Web NUANS d’Industrie Canada, où vous trouverez une liste de maisons de recherche de raisons sociales qui peuvent vous aider à obtenir un rapport NUANS et à déposer les documents requis auprès du ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs. La Direction des compagnies et des sûretés mobilières ne fournit pas cette recherche.

Organismes de bienfaisance

Depuis le 1er octobre 1999, les organismes de bienfaisance ont deux options pour se constituer en personne morale :

  1. Ils peuvent utiliser les objets et dispositions standard préapprouvés (la requête est alors déposée auprès de la Direction des compagnies et des sûretés mobilières)

Les objets et provisions préapprouvés doivent être retranscrits mot pour mot, tels que formulés. Puisque, dans ce cas, il n’est pas nécessaire d’obtenir l’approbation du Bureau du Tuteur et curateur public, le client ne paie pas de droits à cet égard. Pour le dépôt de la requête, les droits perçus par la Direction des compagnies sont de 155 $ pour le service ordinaire et 255 $ pour le service accéléré. On peut se procurer une copie des objets standard préapprouvés auprès de la Direction des compagnies ou du Bureau du Tuteur et curateur public (voir les coordonnées ci-dessous).

  1. Ils peuvent utiliser des objets et dispositions non standard (la requête est alors déposée auprès du Bureau du Tuteur et curateur public)

Si l’organisme propose et formule ses propres objets et dispositions, la requête doit être remise au préalable au Bureau du Tuteur et curateur public, qui doit revoir les objets et les approuver. Les droits prescrits par le Bureau du Tuteur sont de 150 $, auxquels s’ajoutent les droits requis par la Direction des compagnies et des sûretés mobilières – 155 $ en service ordinaire; ou 255 $ en service accéléré. (N.B. : Le service accéléré est offert uniquement pour le traitement de la requête à la Direction des compagnies, après l’approbation du Bureau du Tuteur). Une fois les objets approuvés, le Bureau du Tuteur enverra la requête à la Direction des compagnies. Les objets et dispositions formulés par l’organisme doivent répondre aux critères établis par la Division des biens aux fins de bienfaisance du Bureau du Tuteur et curateur public.

Bureau du Tuteur et curateur public
Division des biens aux fins de bienfaisance
595, rue Bay, bureau 800
Toronto ON M5G 2M6

Téléphone : (416) 326-1963, ou sans frais en Ontario : 1 800 366-0335

Site Web de Ministère du Procureur général

Renseignements Généraux

La direction ne peut pas donner de conseils juridiques. Les renseignements suivants sont communiqués à titre d’information générale. Pour obtenir de l’aide ou des renseignements juridiques, veuillez consulter un avocat.

Pour contacter un avocat, vous pouvez communiquer avec le Service de référence aux avocats du Barreau du Haut-Canada. On vous assignera un avocat avec lequel vous pourrez avoir, en personne ou par téléphone, une consultation gratuite d’une demi-heure. Si vous appelez le Service de référence aux avocats, il s'agit d’un service interurbain, autrement dit, des frais de 6 $ seront imputés d’office à votre facture de téléphone dans le mois qui suit l’appel. Pour avoir droit à ce service, vous devez être âgé(e) d’au moins 18 ans. Le numéro de téléphone est le 1 900 565-4577

Pour en savoir plus sur les dispositions régissant les personnes morales sans but lucratif de l’Ontario, veuillez vous reporter à la Loi sur les personnes morales. On peut consulter la Loi sur Internet : www.e-laws-gov.on.ca ; ou on peut l’acheter à la librairie du gouvernement (Publications Ontario) en appelant au (416) 326-5200, ou sans frais au 1 800 668-9938 (site Web : www.publications.gov.on.ca).

Dénomination sociale

Généralités – En Ontario, la dénomination sociale d’une personne morale sans but lucratif doit, pour être acceptée, respecter des critères précis. Une dénomination identique à celle d’une autre personne morale ou une dénomination qui contrevient aux dispositions de la Loi sur les personnes morales ou de ses règlements ne sera pas approuvée. Si une dénomination sociale proposée est semblable à une dénomination déjà existante au point de porter à confusion, ou si elle comporte le nom d’un particulier, il se peut que le consentement de l’entreprise existante ou de la personne du même nom soit exigé avant que la dénomination soit approuvée.

La dénomination proposée doit refléter les objets de la personne morale et ne doit pas laisser entendre que celle-ci pourrait être une société par actions.

Élément juridique – La dénomination sociale peut comporter le mot « Incorporated », « Incorporée » ou « Corporation », ou son abréviation correspondante, mais l’élément juridique n’est pas obligatoire. Les mots « Limited » ou « Limitée », ou leurs abréviations, Ne Peuvent Jamais être utilisés dans la dénomination d’une personne morale sans but lucratif.

Mots étrangers – Une dénomination comportant des mots étrangers peut être approuvée pourvu que ces mots se composent de lettres de l’alphabet romain (section 8 (1) du règlement).

Une personne morale peut utiliser séparément la version étrangère d’une dénomination approuvée si la dénomination étrangère est indiquée dans la Requête en constitution (ou, le cas échéant, dans la Requête en vue d’obtenir des lettres patentes supplémentaires (section 22).

Pour tous les détails sur les critères régissant l’acceptation de la dénomination sociale d’une personne morale sans but lucratif, veuillez consulter le Guide à l’intention des fondateurs de personnes morales sans but lucratif. On peut acheter le guide auprès de Publications Ontario en appelant au (416) 326-5200 ou, sans frais en Ontario, au 1 800 668-9938. Prix du guide : 8 $ + TPS.

Administrateurs

Un conseil d’administration gère les affaires de la personne morale. Le conseil doit se composer d’un nombre déterminé d’administrateurs, avec un minimum de trois personnes. Les administrateurs doivent être âgés d’au moins 18 ans. [section 283 (1) et (2) ; et 286 (4)].

Élection des administrateurs – Les administrateurs sont élus par les membres, et chaque administrateur doit être membre de la personne morale [section 286 (1) et 287 (1)].

Règlements administratifs

Les administrateurs adoptent des règlements administratifs pour réglementer la conduite des affaires de la personne morale – admission des membres et conditions d’admission ; mode d’élection des administrateurs et moment de l’élection ; procédures à suivre pour la tenue des réunions, etc. (section 129 et 130).

Les règlements administratifs sont considérés comme un document interne et ne doivent donc pas être inclus dans la requête en constitution de la personne morale.

Clubs sociaux

Depuis le 1er mars 1995, les personnes morales dont les objets sont en tout ou en partie de nature sociale et récréative ne sont plus obligées de mentionner 10 requérants dans leur requête en constitution.

Fusion

En Ontario, plusieurs personnes morales sans but lucratif ayant les mêmes objets ou des objets semblables peuvent fusionner en une seule personne morale (section 113). Dans ce cas, il faut remplir et soumettre à la Direction des compagnies une Requête en vue d’obtenir des lettres patentes de fusion (Formule 11), conformément au règlement de la Loi sur les personnes morales. La dénomination sociale de la personne morale issue de la fusion peut être la même que celle de l’une des personnes morales ayant fusionné (section 4 du règlement).

Précédents

On pourra trouver les dispositions déjà utilisées pour les règlements administratifs et pour les fusions dans l’Ontario Corporations Manual.

Obligation de soumettre des rapports - Organismes de bienfaisance

Les organismes de bienfaisance sont réglementés par le Bureau du Tuteur et curateur public et par la Direction des compagnies et des sûretés mobilières. Ils doivent déposer certains rapports auprès des deux autorités.

Date d’entrée en Vigueur

Une personne morale sans but lucratif existe à compter de la date des lettres patentes qui la constituent [section 12 (1)]. Les lettres patentes de constitution entrent en vigueur à la date qui y est indiquée [section 12 (2)], et la date est apposée lorsque tous les documents requis ont été remis et sont complets.

Corrections

Pour modifier ou corriger des documents avant leur soumission à la Direction des compagnies et des sûretés mobilières, on peut rayer l’information appropriée et/ou ajouter des renseignements ; les corrections doivent être accompagnées des initiales du dirigeant autorisé à apporter les changements. Toutefois, aucune correction visible ne peut être apportée à la page 1 de la requête. Les corrections apportées au moyen d’un correcteur liquide ne sont pas acceptées. Mais on peut photocopier les pages corrigées, qui seront acceptées si elles portent une signature originale.

Les documents doivent être parfaitement lisibles.